Állítólag elhangzott egy pénzügyes megbeszélésen, hogy a PHARE-ba most kell visszafizetni rengeteg pénzt, mert nem jól számolták el a közvetett költségeket. Minden közvetett költséget alá kell támasztani különböző számlával?

A konkrét kérdés: a takarítást 1 főre lebontottuk, így szerepel a szerződésben és a programtervben is. kössünk külön szerződést az ESZA ügyintéző által érintett takarításra? (Ez havi 5600 forint körüli tételt érint.) Minden más esetben meg tudjuk oldani a kérdést (pl 1 gépkocsit csak az ESZA-sok használnak, külön telefonvonalakat veszünk nekik stb.).

 

Válasz:

 

A közvetett költségekre a következő szabályok vonatkoznak:

 

Közvetett költségek elszámolásának feltétele, hogy a foglalkoztatási főosztályoknál a felmerült kiadások a Strukturális Alapok által társfinanszírozott tevékenységhez kötődő valóságos költségeken alapulnak, megfelelően igazolt és méltányos módszer szerint, arányosan történik a támogatott tevékenységhez való hozzárendelésük.

A közvetett költségek olyan elszámolható költségek, amelyek nem kapcsolhatók teljes mértékben egy adott tevékenységhez vagy folyamathoz, elszámolhatóak, ha a projekt végrehajtásához feltétlenül szükségesek és ténylegesen felmerültek. A közvetett költségeket az általánosan elfogadott, korrekt és méltányos elszámolási szabályoknak megfelelően kell megosztani. A foglalkoztatási főosztály a programmal összefüggésben a közvetett költségek megosztásához elkészíti az intézkedésre vonatkozó elszámolási szabályzatot (önköltség-számítási szabályzat alapján), melyben rögzíti az alkalmazott (általánosan elfogadott, korrekt és méltányos) arányosítás módszert, vázolva azt az audit mechanizmust, mely alkalmas annak igazolására, hogy a közvetett költségek elosztása megfelelő.

Az elszámolási szabályzatot (alkalmazott módszert) az adott közvetett költségre vonatkozó első elszámolás esetén benyújtott előrehaladási jelentés mellékleteként kell benyújtani.

Az arányosítás alkalmazható módszere lehet a költség jellegétől függően:

  • Munkaidő-alapú,
  • Kedvezményezettekre fordított idő alapú,
  • Tanfolyam időtartamán alapuló,
  • Az igénybevett terület/tér nagysága alapuló, vagy
  • A tényleges használaton/igénybevételen alapuló módszer.

Emellett javasoljuk, hogy amennyiben van lehetőség a külön szerződéskötésre, mindenképpen azt részesítsék előnybe a foglalkoztatási főosztályok.