Hogyan tudjuk bizonylattal alátámasztani a következő elfogadott költségeink kifizetésére vonatkozó kérelmet: HEF OP 1.1. keretében alkalmazott új köztisztviselők bére (egységes bérjegyzék), az új munkatársak elhelyezéséből adódó, tevékenységükkel összefüggő többletköltségek, mint irodabérlet, közüzemi díjak (egy számlát kapunk kapunk az egész hivatalra, arányosítani kell a költségeket) és telefonköltségek (közös számla)? Ezeket a költségeket csak a Működési Számla és a Célelőirányzat Számla közötti átrendezéssel lehet megtéríteni.

1. HEF OP 1.1. keretében alkalmazott új köztisztviselők bére: (Pénzügyi szabályzat: 13. oldal)

A támogatás elszámolásához szükséges dokumentumok:

Munkaköri leírás, kinevezési okirat, bérszámfejtési jegyzék, kifizetés bizonylata (nettó bér, járulékok), megbízási szerződés, járulékokról készült bevallás, nyilatkozat arról, hogy a járulékokból mekkora összeg került ESZA terhére elszámolásra, valamint analitikus részletező kimutatás (tartalmaznia kell: a projekt management személyeket név szerinti bontásában, illetve összegezve: (az elszámolásra benyújtott összegről, a kapcsolódó járulékokat járulék típusonként).

2. az új munkatársak elhelyezéséből adódó, tevékenységükkel összefüggő többletköltségek, mint irodabérlet, közüzemi díjak (Pénzügyi szabályzat: 10. oldal)

A közvetett költségek elszámolásának feltétele, hogy a foglalkoztatási főosztályoknál a felmerült kiadások a Strukturális Alapok által társfinanszírozott tevékenységhez kötődő valóságos költségeken alapulnak, megfelelően igazolt és méltányos módszer szerint, arányosan történik a támogatott tevékenységhez való hozzárendelésük.

A közvetett költségek olyan elszámolható költségek, amelyek nem kapcsolhatók teljes mértékben egy adott tevékenységhez vagy folyamathoz, elszámolhatóak, ha a projekt végrehajtásához feltétlenül szükségesek és ténylegesen felmerültek. A közvetett költségeket az általánosan elfogadott, korrekt és méltányos elszámolási szabályoknak megfelelően kell megosztani. A foglalkoztatási főosztály a programmal összefüggésben a közvetett költségek megosztásához elkészíti az intézkedésre vonatkozó elszámolási szabályzatot (önköltség-számítási szabályzat alapján), melyben rögzíti az alkalmazott (általánosan elfogadott, korrekt és méltányos) arányosítás módszert, vázolva azt az audit mechanizmust, mely alkalmas annak igazolására, hogy a közvetett költségek elosztása megfelelő.

Az elszámolási szabályzatot (alkalmazott módszert) az adott közvetett költségre vonatkozó első elszámolás esetén benyújtott előrehaladási jelentés mellékleteként kell benyújtani.

Az arányosítás alkalmazható módszere lehet a költség jellegétől függően:

·   Munkaidő-alapú,

·   Kedvezményezettekre fordított idő alapú,

·   Tanfolyam időtartamán alapuló,

·   Az igénybevett terület/tér nagysága alapuló, vagy

·   A tényleges használaton/igénybevételen alapuló

módszer.

Emellett javasoljuk, hogy amennyiben van lehetőség a külön szerződéskötésre, mindenképpen azt részesítsék előnybe a foglalkoztatási főosztályok.