A minőségirányítási rendszer kirendeltségeken történő bevezetésére a Veszprém Megyei Foglalkoztatási Főosztályban zajló megyei, valamint hét – Phare projektben részt vevő – kirendeltségen végzett kirendeltségi szintű modellkísérlet tapasztalatai és adaptációja alapján került sor 2005. májusától kezdődően 61 kirendeltségen.

 

 

 

A modellkísérleteket dr. Madarász Sándor, az FH minőségügyi vezetője irányította és segítette személyes jelenlétével is Veszprém megyében.

Katonáné Bellovits Andrea

várpalotai kirendeltség-vezető

 

A kirendeltségeken bevezetésre került minőségirányítási rendszer TQM szemléletű, amely a partnerközpontú működésre, az ügyfél elégedettség növelésére fókuszál. A modell rögzített cselekvéssorozatú, alulról építkező, integráló, amely 9 elemből áll.

 

A kirendeltségi minőségirányítási modell elemei:

 

1.      a kirendeltségi szervezet rendszerszintű helyzetértékelése

2.      minőségpolitika, küldetés, jövőkép, értékek, stratégia meghatározása

3.      partnerazonosítás, igény és elégedettség elemzés

4.      minőségcélok és prioritások meghatározása

5.      intézkedési tervek készítése

6.      intézkedési tervek végrehajtása

7.      eredmények mérése, elemzése, értékelése

8.      szabályozások elkészítése, visszacsatolások

9.      a kirendeltség KÉK szerinti önértékelése

 

A 61 kirendeltség esetében a minőségirányítási rendszer bevezetését nem segíti a kirendeltségeken minőségügyi rendszerépítő tanácsadó, a kirendeltségek a minőségügyi képzést követően a kapott módszertani kézikönyv alapján és a minőségügyi szoftverrel (elégedettségi kérdőív feldolgozó programok, kézikönyv és mellékletei, minőségügyi előadások bemutatói) felszerelt notebook támogatásával saját erőből végzik ezt a tevékenységet, ezért a projekt sikeres megvalósítása érdekében fokozott jelentősége van a szakmai támogatást és segítséget nyújtó mentori hálózatnak.

 

A mentori hálózat kialakításának szempontjai:

 

- A mentori team tagjai a bevezetést megelőző modellkísérletben részt vevő kirendeltség-vezetők, akik tapasztalattal rendelkeznek a kirendeltségi munka, a bevezetésre kerülő minőségirányítási rendszer tekintetében és gyakorlati útmutatást, segítséget tudnak nyújtani, valamint hitelesek a kirendeltségek számára.

- A területi lefedettség biztosítása érdekében, a mentor saját megyéjét és a szomszédos megyét, illetve megyéket mentorálja.

 

A minőségirányítási rendszer kirendeltségi szintű bevezetésében a mentorok feladatai:

 

·        „A kirendeltségi minőségirányítási tevékenység bevezetésének” projekt ideje alatt minőségügyi szakmai és módszertani segítség nyújtása a kirendeltségek részére.

·        Kapcsolat tartása a kirendeltségekkel elsősorban e-mailen, telefonon és igény szerint helyszíni találkozások, megbeszélések alkalmával.

·        Kapcsolat tartása a komponensvezetővel, a monitoring projekt vezetőjével és csoportjával, a bevezetést segítő projekt vezetőjével és a többi mentorral.

·        A projekt mérföldköveinél (egy adott szakasz lezárása, részfeladat teljesítése) a mentorált kirendeltségek által elkészített részjelentések fogadása, visszajelzés a kirendeltség felé az előrehaladásról, a mérföldkő teljesüléséről.

·        Mérföldkövenként a részjelentésekből egy összefoglaló jelentést készítése és küldése elektronikus úton az ÁFSZ monitoring csoportnak.

·        A projekt zárásakor összefoglaló anyag készítése és küldése az ÁFSZ monitoring csoportnak.

·        Mentori tréningen, felkészítőn való részvétel.

 

Mentorok

 

Dr. Madarász Sándor                          FH minőségügyi vezető

Bartók Mónika                                    hatvani kirendeltség-vezető

Bárdos Géza                                       ózdi kirendeltség-vezető

Dernanecz Józsefné                             barcsi kirendeltség-vezető

Katonáné Bellovits Andrea                  várpalotai kirendeltség-vezető

Koroknai Györgyné                             Salgótarján

Miavecz Aladár                                   esztergomi kirendeltség-vezető

Pántya Imre                                         orosházi kirendeltség-vezető

Szenoradszki Endre                             bajai kirendeltség-vezető

 

A minőségirányítási komponens két alkalommal szervezett a mentorok részére felkészítő munkaértekezletet Balatonbogláron az alábbi témákban:

- a kirendeltségi szintű minőségirányítási modell elemei,

- a minőségügyi képzések tapasztalatai,

- a dokumentumtár kialakítása, használata,

- a mérföldkőjelentések szempontrendszerének kialakítása,

- a mentori és monitoring rendszer működtetése,

- a partneri elégedettség mérése, a kérdőívek aktualizálása.

 

A minőségirányítási rendszer kirendeltségi szintű bevezetését, egy adott szakasz lezárását, a projekt részfeladatainak teljesítését és a projekt előrehaladásának nyomon követését a mérföldkőjelentések segítik. A projekt megvalósítása során a kirendeltségeknek a Minőségirányítás komponens által meghatározott időközönként, az előrehaladás érdekében mérföldkőjelentéseket kell készíteniük, a projekt során összesen 6 alkalommal.

A mérföldkőjelentések a kirendeltségi szintű minőségirányítási modell elemeinek a végrehajtásáról és a projekt előrehaladásáról adnak számot.

 

A minőségirányítási rendszer bevezetésének időtartama:

2005. május – 2006. szeptember 30.

 

A minőségirányítási tevékenység bevezetésének mérföldkövei:

 

1.      Projektterv (munkaterv)                                              2005.06.15.

2.      Helyzetértékelés, minőségpolitika, partnerlista,
minőségcélok, prioritások (1.-4. elem)             2005.09.30.

3.      Intézkedési tervek készítése (5. elem)              2006.03.31.

4.      Intézkedési tervek végrehajtása, mutatók,
eredmények mérése, elemzése (6.-7. elem)                 2006.07.31.

5.      KÉK szerinti önértékelés (9. elem)                              2006.09.15.

6.      Zárójelentés, összefoglaló a bevezetési projektről        2006.09.30.

 

A HEFOP 1.2 Minőségirányítás komponens feladatainak végrehajtása során a projektben közreműködő 61 kirendeltségnek az ütemterv szerint kell elkészítenie a mérföldkőjelentéseket. A jelentéseket a megadott határidőig a mentoroknak kell véleményezniük. A mentorok e-mailben, telefonon reagálnak előzetesen az olvasottakra és a mentori véleményezésükben tételesen javaslatokat tesznek az egyes pontok módosítására, korrekciójára, majd a véleményezést követően, összefoglaló mentori jelentést készítenek a monitoring csoport számára, valamint a projekt zárásakor elkészítik a mentorált kirendeltségről az összefoglaló zárójelentést.

 

Mentori megbeszélés

 

A mentori tevékenység eddigi tapasztalatai alapján elmondható, hogy a mentorokkal történő kapcsolattartás során a kirendeltségek időben visszajelzést kaptak a mérföldkövek teljesítéséről, a kirendeltség előrehaladásáról a minőségirányítási rendszer bevezetésében. A visszacsatolás alapján lehetőségük volt a kirendeltségeknek a hiányosságok pótlására, a helytelenül értelmezett feladatok korrigálására és a mérföldkőjelentések korrekciójára. A mentorok - akiknek többsége kirendeltség-vezető - saját minőségügyi tapasztalataik átadásával segítik a kirendeltségek munkáját.

A mentori hálózat működtetésével, a mentorokon keresztül biztosított az egységes szemléletmód, a szakmaiság és a kirendeltségi szintű minőségirányítási modell elemeinek betartása és végig vitele a projekt során.