Nem biztos, hogy a pozitív hozzáállás minden problémádat megoldja,

de elég embert bosszant ahhoz, hogy érdemes legyen kipróbálni.

(Helen Rowland)

 

  

Az Állami Foglalkoztatási Szolgálat több évvel ezelőtt elhatározta, hogy a meglévő kirendeltségi rendszerét átalakítja egy modern, mindenki számára elérhető szolgáltató intézményhálózattá. Mindenki tudta, ez nem megy egyik napról a másikra, főleg nem építészeti kialakítások, átalakítások vagy netán egy-egy zöldmezős beruházás esetében. A külső-belső átalakítás, természetesen csak az egyik része a szervezeti kialakításoknak, ehhez tartoznak a folyamatos belső képzések, a minőségirányítás bevezetése stb., amelyek összessége teszi a szervezeti átalakulás megújulását olyanná, ami valamennyi szereplő érdekét szolgálja.

Visszatérve a „kaptafámhoz”, az ország kirendeltségeit járva sok mindennel találkoztam, ami nagyon elgondolkoztatott a szervezet ingatlanjainak építészeti kialakításával kapcsolatban. A meglévő kirendeltségek többsége olyan épületben, vagy „építményben” működik, amit még annak idején sikerült „kiharcolni” a helyi önkormányzatoktól, egy ellátó intézmény részére. Azóta a szervezet óriási átalakuláson ment keresztül, és megy át jelenleg is. Az igények megváltoztak a szolgáltatások számának növekedésével nagy terekre van szükségük a kirendeltségeknek. A munkaügyi szervezet az elmúlt másfél évtized alatt olyan ívű fejlődésen ment keresztül, amely a közigazgatásban nem valósult még meg. Ez természetesen egy fiatal szervezet esetében meglepő is lehet, de a tenniakarás a munkatársak részéről nagy, hiszen sokan volt munkanélküliként kerültek a szervezetbe, és most segíteni szeretnének jelenleg munka nélkül lévő embertársaikon.

 

Az építészeti bejárások esetében (organizációs-, műszaki átadás), mint azt már korábban is említettem, az épületnek funkcionális elrendezésében egyeznie kell a szolgáltató modell struktúrájával és a kirendeltség működésével. Abban az esetben, ha ezek nem egyeznek meg, nagy gondot jelent, hogy a jövőben milyen módon fog tudni működni a kirendeltség (problémák jelentkeznek: létszámhiány, ügyfélvárakozás stb.). Ezek elkerülése érdekében nagyon fontos, hogy a kirendeltség azonosulni tudjon a modellel, és azt megfelelően leképezze a saját lehetőségeire. Az országot járva majd minden esetben azzal találkoztunk, hogy a kirendeltségek bővíthetősége nem áll rendelkezésre, vagy csak valami más tér rovására valósítható meg. Nem rendelkeznek csoportos tájékoztatásra alkalmas helyiséggel, amely elengedhetetlen, vagy egy kis tárgyalóval, amely ma már elvárható feltétel.

Óriási gondot okoz az irattár „kicsinysége”, a folyamatosan növekvő iratanyag mennyiségéhez képest. Ennek megoldása nem ezen program feladata.

 

Ez a projekt hosszú távra irányozza elő a működés egyes feltételeit, amelyeken nem igazán lesz lehetőség a közeljövőben változtatni (hozzáépíteni) főleg, ha hely sincsen. A tervezés során észlelhető volt, hogy a kirendeltségek a saját bevált módszereiket szeretnék megtartani és a bejárások, építések során is ebbe az irányba kívánták volna módosíttatni a kivitelezést. Ez azonban eltér a koncepciótól, valamint a közbeszerzés után sincsen már mód a változtatásra. Ez megszívlelendő és nagyon fontos a következőkben is. Milyen előnyökkel rendelkeznek az egyterű rendszerek, kérdezhetjük joggal. Elég, ha csak azt vesszük figyelembe, hogy amennyiben arra igény van, egy hétvége alatt átalakíthatók (létszámbővülés, feladatbővülés, ügyféláramlás-változtatás) minden nagyobb költség nélkül, míg az irodai rendszer átalakítás nagy kötöttséggel, költséggel és sok tortúrával jár. Az egyterű rendszer az ügyfél és az ügyintéző partneri kapcsolatát sugallja, közvetlenséget és bizalmat teremthet, ha az ügyintézők a szükséges képességekkel, készségekkel rendelkeznek. Meg kívánom említeni, hogy több országban, ahol ezt a rendszert bevezették (Svédország, Dánia, Írország) először nagyon idegenkedtek az egyterű rendszerektől, de a belakásuk és az előnyük megismerése után, mindegyik országban elfogadták, és már nem alakítanák vissza a régi irodai rendszert. Nagyon fontos, hogy az ügyfél visszarendeléseknél az áramlást és az ügyfélmozgást előre megtervezzük, és ne a tehetetlenségierő, vagy az ügyfelek diktálják a tempót, ugyanis ezekben az esetekben időszakonként tömegek jelentkeznek az ügyféltérben. A nem megfelelő tervezés sajnos több helyen is tapasztalható. Amennyiben a programmal azonosulni tudunk és elfogadjuk annak előre mutató hatásait, nagyon jó eredményeket fogunk elérni vele, és partnereinknek megfelelő szolgáltatást fogunk tudni nyújtani.

 

Éva Gellért

projektvezető